La organización siempre tendrá la intención y el objetivo de realizar un evento de calidad, poniendo todos los medios para lograrlo, pero entiende que circunstancias de las que la organización no sea responsable puedan hacer que el resultado no sea el deseado, aunque la organización tratará de resolver cuantos problemas o impedimentos puedan surgir para el buen funcionamiento y el discurrir del evento y velará por el bienestar de todos los asistentes y la satisfacción de los mismos.
Algunas conferencias serán grabadas para ser emitidas en diferentes canales, de modo que los asistentes pueden ser grabados. En el caso de no querer aparecer en vídeos o grabaciones tendrá que ser comunicado explícitamente. Los contenidos y vídeos de las conferencias y talleres del evento son propiedad de FEC, y su copyright pertenece a FEC para poder publicarlos en la forma y tiempo que considere. Los asistentes podrán subir fotografías del evento a Internet, pero no está permitido grabar vídeos ni audios de las conferencias ni publicarlos en ninguna de las plataformas de vídeo existentes.
Los asistentes deberán portar en todo momento la acreditación que les identifique como asistentes al evento y que se les será entregada a su llegada al recinto por primera vez tras presentar el código BIDI remitido por mail tras su inscripción. Cualquier miembro del personal del evento podrá exigir la presentación la acreditación dentro del recinto del evento. Si una persona no porta la acreditación, podrá ser invitada a abandonar el recinto sin que ello derive en compensación ninguna. Todas las acreditaciones serán personales e intransferibles. La duplicación de la acreditación o su cesión a otra persona no inscrita en el congreso podrá dar lugar a la anulación del derecho de asistencia al mismo sin que ello derive en compensación alguna, y podrá ser denunciado a las autoridades pertinentes por falsificación de documento o uso indebido.
Durante el congreso se han habilitado varios espacios de networking para facilitar la interacción entre los participantes. Además, los participantes que así lo deseen podrán poner a disposición del resto sus datos para ser contactados a través del apartado de networking de la web. Aquellos participantes que hayan aceptado formar parte de la base de datos de networking aceptan que la información de contacto facilitada durante el proceso de inscripción se ponga a disposición de otros usuarios de la parte de networking y, por tanto, aceptan que esos datos sean publicados de forma restringida dentro de este apartado.
A través de dicha sección de networking los participantes podrán ponerse directamente en contacto con otros participantes de establecer y establecer reuniones dentro del Congreso tanto en los momentos habilitados para el mismo como fuera de ellos en las zonas comunes. Únicamente los participantes inscritos que hayan aceptado formar parte de la base de datos de networking podrán acceder a la misma, al completar su inscripción al Congreso.